Business Process Management -
BPM
Företags utmaningar i dag
Har ditt företags utmaningar ökat de sista åren? Har ägarna högre
avkastningskrav än tidigare? Har marknaden ni verkar på fått en att allt starkare
konkurrenssituation? Förändras förutssättningarna att verka på er marknad
snabbt? Har din och dina kollegors arbetsbörda ökat? Har ledningen full kontroll
över att de mål och strategier som är uppsatta nås? Kan de kontroller och mäta
mot dessa?
Vi vet alla att dagens företagsklimat är mer utmanande än någonsin. De
utmaningar som listades ovan är bara några av de som ni som företag utsätts för
dagligen. För att lyckas i en allt mer komplex värld måste varje
företag och anställd arbeta mer intelligent.
Vad är BPM?
Business Process Management eller kort BPM är en managementfilosofi som är
framtagen för att företag enklare ska få kontroll över sina processer och
verksamhet. Med BPM får företag möjligheten att på ett strukturerat och
kontrollerat sätt arbeta med processer så att de blir effektiva. BPM möjliggör
att företaget når sina mål och utförs enligt de lagda strategierna. Det handlar
om allt ifrån att modellera upp verksamhetens mål och strategier, bryta ned
dessa i processer och sedan ned till arkitektur och datamodeller. Efter detta
förs processmodellerna över till en BPM-plattform där processerna kan exekveras
av användarna i form av en eller flera applikationer. Detta gör att man får en
applikation som stödjer processen till 100 % vilket är väldigt unikt om man
jämför med standardapplikationer eller applikation utvecklade i Java eller .NET.
Man får med andra ord en obruten elektronisk kedja ifrån en process start till
dess slut. Detta ger möjligheten till full kontroll över ärenden i processen och
dessutom full spårbarhet. Man kan alltid ta fram information om vem som gjort
vad, när och hur. Processen definierar varför man gör
det. Det är därför BPM passar för processer där man har höga krav på spårbarhet,
exempelvis SOX, Basel II eller för den stundande Euro-SOX. Att exekvera
processen på en BPM-plattform innebär också att man ser till att en användare
vid en
given aktivitet har all den information som är nödvändig för att denna ska kunna
utföra sitt arbete. Detta görs genom att BPM-plattformen och den utvecklade
applikationen integrerar mot de system som processen behöver för att fungera.
Det kan vara att hämta eller lämna information ifrån CRM-system eller
ERP-system. Man arbetar oftast med olika deadlines i processen vilket leder till
att man kan prioritera de olika ärenden som en användare har på sin Att Göra
lista. I och med att man skapat en applikation som stödjer alla delar i
processen tar man också bort ledtider. Inga ärenden kan således inte tappas
bort utan alla finns i systemet. Kvalitetsbrister minimeras genom integration
och att dubbelinmatningar undanröjs. I drift sedan vill man som ledning, chef
eller processägare kunna se att processen fungerar som den ska. Detta kan göras
i realtid, dvs att man via en panel kan se de nyckeltal som man är intresserad
av. Det kan också vara iform av rapporter och statistik där man kan se historik
och trender.
Vad BPM tillför
Ekonomiska fördelar
BPM har skapar en tydlig ekonomisk vinning i affärskritiska processer. Detta
genom alla nedan listade delar.
Definierade processer
Ett problem i många företag i dag är att processerna inte finns väl definierade,
dvs ingen vet till 100% hur de ser ut. Det enda som man troligtvis vet är att de
inte fungerar som de ska och att de borde förbättras. Med hjälp av BPM
modellerar du upp processen tillsammans med deltagarna i verksamheten och får på
samma gång en acceptans och förankring över hur man borde arbeta i processen.
Ökad effektivitet
Genom att medarbetare i processen slipper att samla in information för att fatta
ett beslut eller att förädla informationen sparas otroligt mycket tid. Dessutom försvinner ledtiderna för att skicka ärendet mellan medarbetare eller andra
intressenter i processen.
Kvalitetsförbättring
Integrationen till andra system gör att dubbelinmatning av information inte
behövs. Detta innebär att kvalitén höjs.
Kontroll
Det är full kontroll på alla ärenden i processen. Systemet vet alltid var ett
specifikt ärende är i processen och vem som har det för bearbetning. Detta gör att i
processer mot externa kunder blir servicegraden avsevärt högre än i en
manuell process.
Styrning
Att ändra ett beteende är svårt. Framför allt i en manuell process. Men BPM
styrs användarna i processen att göra saker enligt det fastslagna regelverket.
Ingen kan skapa egna genvägar och på så sätt generera onödiga efterarbeten.
Spårbarhet
Vi vet hela tiden vem som gjort vad, när det gjordes och hur det gjordes.
Prioriteringsmöjligheter
Vi arbetar hela tiden med olika deadlines och ser till att rätt ärende ligger
högst upp på en användares Att göra lista.
Mätbarhet
Allt kan mätas vilket gör att vi enkelt kan visa för ledning, chefer och
processägare de nyckeltal som berör dem. Det kan ske i realtid eller på
historisk data.
Simulering
När man behöver ändra i en process kan besluten om hur man gör det grundas på
simulering av förändringarna som är tilltänkta. I och med att all
ärendenhistorik finns lagrad i BPM-systemet kan man snabbt och enkelt skapa
scenarios baserad på riktig data i stället för uppskattad data. Detta gör att de
olika scenarior man skapar i simuleringen blir mer sanningsenlig.
Kontinuerlig förbättring
Processlivcykeln sluts då man ifrån simuleringen tar och för in de förändringar
som man beslutat in i modelleringen igen och därifrån påbörjar arbetet igen.
Detta innebär att man har stöd för kontinuerlig förbättring i processern. Man
kan på detta sätt hela tiden se till att verksamheten arbetar optimalt och på
detta sätt blir mer konkurrenskraftig.